بررسی زیرساخت و خطوط
ثبت تعداد داخلی‌ها، خطوط، کاربران و کیفیت شبکه برای تعیین نیاز مرکز تلفن.
راه‌اندازی تلفن تحت شبکه سازمانی (VoIP)
ویوان نت نصب و راه‌اندازی تلفن تحت شبکه و مرکز تلفن سازمانی را از بررسی بستر تا تعریف داخلی‌ها، منوی تماس و صف پاسخ‌گویی انجام می‌دهد. برای اجرای مرکز تلفن جدید یا اصلاح ساختار تماس فعلی، درخواست بررسی و برآورد هزینه ثبت کنید.
- ۱ ثبت نیاز و بررسی وضعیت
- ۲ تعیین محدوده و برآورد هزینه
- ۳ اجرا، آزمون و تحویل طبق توافق
اجرای مرکز تلفن و تلفن تحت شبکه برای شرکت‌ها
پیاده‌سازی مسیر تماس
تعریف داخلی‌ها، صف، منوی صوتی و ارتباط شعب بر اساس سناریوی پاسخ‌گویی مجموعه.
تست تماس و تحویل
آزمون مسیرهای تماس، ثبت تنظیمات و تعیین دسترسی مدیریتی و محدودهٔ نگهداری.
نوع خدمات، اقلام تحویل، زمان‌بندی و هزینه پیش از شروع در پیشنهاد همکاری مشخص می‌شوند.
خدمات قابل ارائه
طراحی و راه‌اندازی زیرساخت VoIP و تلفن تحت شبکه
استقرار کامل سامانه‌های تلفنی مبتنی بر IP و پیکربندی انواع تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری شامل آی‌پی‌فون‌ها (IP Phones)، گیت‌وی‌ها و سرورهای صوتی.
مطالعهٔ راهنماایجاد بستر ارتباطات صوتی سازمانی پایدار
طراحی و بهینه‌سازی زیرساخت شبکه فعال (Active) و تجهیزات سیسکو جهت تضمین کیفیت پایدار صدا (QoS) و جلوگیری از اختلال در مکالمات تلفنی.
مطالعهٔ راهنماراهاندازی منشی گویای چندلایه و سناریوهای مدیریت تماس
پیاده‌سازی سیستم پاسخ‌گوی خودکار صوتی (IVR) و طراحی سناریوهای هوشمند هدایت تماس جهت مسیریابی بهینه و کاهش بار کاری اپراتورها.
مطالعهٔ راهنماپیادهسازی و مدیریت صفوف تماس
ایجاد صف‌های انتظار پیشرفته و توزیع عادلانه و هوشمند تماس‌های ورودی میان کارشناسان بر اساس وضعیت حضور و مهارت آن‌ها.
مطالعهٔ راهنماسیستم نظرسنجی و ارزیابی رضایت مشتریان
راه‌اندازی ماژول نظرسنجی صوتی در پایان مکالمات به منظور سنجش کیفیت پاسخ‌گویی پرسنل و جمع‌آوری بازخورد مشتریان.
مطالعهٔ راهنماراهکار جامع دورکاری و ارتباط از راه دور پرسنل
ایجاد بستر امن و رمزنگاری‌شده جهت بهره‌مندی کارمندان دورکار از داخلی‌های سازمانی خود در خارج از محیط دفتر یا شرکت.
مطالعهٔ راهنماگزارشگیری پیشرفته و تحلیل ترافیک تماس‌ها
ارائه گزارش‌های دوره‌ای دقیق از عملکرد مرکز تماس، آمار مکالمات، زمان پاسخ‌گویی و تحلیل ساعات اوج ترافیک جهت تصمیم‌گیری‌های مدیریتی.
مطالعهٔ راهنمافعالسازی قابلیت انتقال ترتیبی تماس (Follow Me)
تنظیم فرآیند انتقال خودکار تماس به شماره‌های مختلف (داخلی یا خطوط همراه پرسنل) جهت جلوگیری از بی‌پاسخ ماندن تماس‌های ورودی.
مطالعهٔ راهنمانظارت و شنود پیشرفته مکالمات جاری
امکان شنود مکالمات در حال انجام توسط مدیران سیستم، جهت کنترل کیفی خدمات و ارائه راهنمایی و مشاوره زنده به اپراتور در حین تماس.
مطالعهٔ راهنمامعرفی مشخصات اپراتور پیش از برقراری تماس
اعلام خودکار نام یا کد کاربری اپراتور به مشتری پیش از وصل شدن تماس، جهت شخصی‌سازی و حرفه‌ای‌تر شدن فرآیند پاسخ‌گویی.
مطالعهٔ راهنماهدایت تماس به آخرین کارشناس پاسخ‌گو
مسیریابی هوشمند تماس مشتری به آخرین کارشناسی که پیش از این با او ارتباط داشته است، جهت تسریع در فرآیند پیگیری امور.
مطالعهٔ راهنماتماس مجدد خودکار سیستم (Auto Redial)
تلاش مجدد و اتوماتیک سامانه برای برقراری ارتباط در صورت اشغال بودن خط مقصد، و اطلاع‌رسانی به کاربر پس از آزاد شدن خط.
مطالعهٔ راهنمامدیریت و اعمال محدودیت بر تماس‌های خروجی
تعیین سطوح دسترسی مختلف برای داخلی‌ها، محدودسازی تماس با خطوط همراه یا بین‌المللی و اعمال سقف زمانی برای مکالمات خروجی.
مطالعهٔ راهنمایکپارچهسازی با سامانه‌های ارتباط با مشتری (CRM)
اتصال مستقیم سیستم VoIP به نرم‌افزارهای CRM و پایگاه‌های داده جهت نمایش اطلاعات و پرونده مشتری در زمان تماس (Pop-up).
مطالعهٔ راهنماسامانه ارسال پیامک خودکار رویدادها
ارسال خودکار پیام‌های متنی اطلاع‌رسانی یا نظرسنجی به تلفن همراه مشتریان بلافاصله پس از قطع تماس یا اتمام مکالمه.
مطالعهٔ راهنماانتقال پست صوتی به ایمیل سازمانی (Voicemail to Email)
ضبط پیام‌های صوتی مخاطبان در صورت عدم پاسخ‌گویی و ارسال خودکار فایل صوتی ضبط‌شده به صندوق ایمیل پرسنل مربوطه.
مطالعهٔ راهنماراهاندازی ماژول تماس گروهی و خودکار
شماره‌گیری اتوماتیک و هم‌زمان با فهرست مخاطبان جهت پخش پیام‌های صوتی تبلیغاتی، تبریک یا اطلاع‌رسانی‌های همگانی.
مطالعهٔ راهنماارتباط رایگان صوتی بین شعب و دفاتر
اتصال دفاتر، شعب و کارخانه‌های مختلف شرکت به یکدیگر در بستر شبکه خصوصی و برقراری تماس‌های داخلی کاملاً رایگان.
مطالعهٔ راهنماپخش پیام‌های سفارشی در صف انتظار
پخش موسیقی‌های استاندارد، پیام‌های معرفی محصولات جدید یا اعلام رتبه مشتری در صف، در زمان انتظار برای اتصال به اپراتور.
مطالعهٔ راهنماداشبورد مدیریتی و مانیتورینگ گرافیکی زنده
نمایش لحظه‌ای وضعیت خطوط، تماس‌های در صف، اپراتورهای فعال و آمارهای کلیدی مرکز تماس در قالب نمودارها و داشبوردهای گرافیکی.
مطالعهٔ راهنمااین خدمات برای چه نیازهایی کاربرد دارند؟
تلفن تحت شبکه باید با شیوهٔ پاسخ‌گویی سازمان هماهنگ باشد. تعداد تماس هم‌زمان، کیفیت شبکه و جریان کار پاسخ‌گویی، پیش از انتخاب امکانات مرکز تلفن بررسی می‌شوند.
پاسخ‌گویی و صف تماس
منوی صوتی، صف و ساعات کاری باید ساده و متناسب با واحدهای پاسخ‌گو طراحی شوند تا تماس‌گیرنده سرگردان نشود.
شعب و کارکنان دورکار
ارتباط داخلی بین محل‌ها به کیفیت شبکه، کنترل دسترسی و امنیت مرکز تلفن وابسته است.
گزارش و اتصال به ابزارها
گزارش تماس و ارتباط با CRM زمانی مفید است که داده، مسئول بررسی و محدودیت دسترسی مشخص باشند.
مراحل همکاری و اجرای راه‌اندازی تلفن تحت شبکه سازمانی (VoIP)
تیم ویوان نت پس از بررسی نیاز، محدوده و روش اجرا را پیشنهاد می‌دهد. جزئیات، زمان‌بندی و اقلام تحویل پیش از شروع مشخص می‌شوند.
- ۱
شناخت جریان تماس
خطوط، داخلی‌ها، تماس هم‌زمان و مسیر پاسخ‌گویی فعلی ثبت می‌شوند.
- ۲
طراحی مرکز تلفن
صف، منو، ساعات کاری، قواعد خروجی و سازگاری خطوط و تلفن‌ها مشخص می‌شوند.
- ۳
راه‌اندازی و آزمون
تماس داخلی، ورودی و خروجی و کیفیت صدا در سناریوهای واقعی بررسی می‌شوند.
- ۴
آموزش و تحویل
تنظیمات، راهنمای اپراتور و مسئولیت نگهداری و گزارش‌ها تحویل می‌شوند.
چک‌لیست تحویل و نگهداری
اقلام زیر را هنگام تعریف پروژه بررسی کنید؛ تحویل هر مورد به محدودهٔ توافق‌شده بستگی دارد.
- فهرست داخلی‌ها و نقشهٔ مسیر تماس
- آزمون منو، صف و تماس‌های ورودی و خروجی
- بررسی کیفیت صدا و اولویت ترافیک در صورت شمول
- قواعد مجوز تماس خروجی و دسترسی مدیریتی
- روش بکاپ و دسترسی محدود به گزارش یا ضبط تماس
خدمات مرتبط برای بررسی: اینترنت و ارتباطات امن، زیرساخت فیزیکی شبکه.
هزینهٔ راه‌اندازی تلفن تحت شبکه سازمانی (VoIP) به چه عواملی بستگی دارد؟
تعداد داخلی‌ها، تماس هم‌زمان، نوع خطوط، تلفن‌ها، امکانات نرم‌افزاری و اتصال به CRM بر هزینه اثر دارند. اشتراک یا مجوز امکانات و هزینهٔ اپراتور باید جدا مشخص شوند.
تعداد داخلی و تماس هم‌زمان تقریبی، نوع خطوط و نمونهٔ مسیر پاسخ‌گویی موردنظر را آماده کنید. رمز، توکن یا اطلاعات محرمانه را در درخواست اولیه ارسال نکنید. برآورد اجرای اولیه و نگهداری باید جدا مشخص شود.
شرح کوتاه نیاز و وضعیت فعلی برای شروع بررسی کافی است.
پرسش‌های رایج پیش از شروع
آیا تلفن‌های فعلی قابل استفاده‌اند؟
سازگاری مدل، پروتکل و تجهیزات واسط باید بررسی شود. استفادهٔ مجدد از همهٔ دستگاه‌ها بدون بررسی قابل تأیید نیست.
چرا صدا قطع‌و‌وصل می‌شود؟
کیفیت مسیر، ازدحام و تغییر تأخیر بسته‌ها از موارد قابل بررسی‌اند. تنظیم مرکز تلفن به‌تنهایی همهٔ مشکلات شبکه را برطرف نمی‌کند.
آیا تمام امکانات کارت‌ها در هر بستر موجود است؟
خیر؛ امکانات به محصول، نسخه، مجوز و سازگاری ابزارهای متصل بستگی دارند و باید در محدودهٔ پروژه تأیید شوند.
آیا ضبط تماس به‌صورت پیش‌فرض فعال می‌شود؟
خیر؛ نیاز سازمان، الزامات مربوط، اطلاع‌رسانی و سیاست دسترسی و نگهداری باید پیش از فعال‌سازی روشن شوند.
برای اجرای پروژهٔ شما، از بررسی نیاز شروع می‌کنیم
نوع خدمت، وضعیت فعلی و محدودیت زمانی مجموعه را ثبت کنید تا پیشنهاد همکاری و برآورد هزینه بررسی شود. برای آشنایی با مجموعه، معرفی ویوان نت را ببینید.
درخواست اجرا و برآورد هزینه